ZAPYTANIE OFERTOWE Przedmiotem zamówienia jest: świadczenie usług informatycznych oraz administrowanie siecią komputerową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przerośli w okresie od 01.03.2024 r. do 31.12.2024 r..

ZAPYTANIE OFERTOWE

( rozeznanie cenowe)

dla zamówień o wartości szacunkowej poniżej kwoty 80 000 zł netto

Zamawiający: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Przerośli, ul. Rynek 2, 16-427 Przerośl, tel.87 555 93 50, e-mail: gops@przerosl.eu

Rodzaj zamówienia: (usługa/dostawa/robota budowlana*)

1. Określenie przedmiotu zamówienia (określenie wielkości lub zakresu zamówienia):

1.1.Przedmiotem zamówienia jest: świadczenie usług informatycznych oraz administrowanie siecią komputerową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przerośli w okresie od 01.03.2024 r. do 31.12.2024 r..

1.2.Opis wymagań:

• administrowanie siecią komputerową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przerośli.

• stała opieka nad sprzętem komputerowym i oprogramowaniem;

• nadzór i wdrażanie programów antywirusowych;

• opieka, nadzór i wdrażanie programów specjalistycznych;

• bieżąca aktualizacja programów w ramach, których pracuje Ośrodek, w tym:

- Oprogramowanie do obsługi świadczeń wychowawczych Sygnity (SW, FA, SR,PS),

- Oprogramowanie do obsługi dodatków mieszkaniowych Sygnity (DM),

- Oprogramowanie do obsługi programu Sygnity „Czyste Powietrze” (CP),

- Empatia – platforma komunikacyjna obszaru zabezpieczenia społecznego,

- SI KDR – System teleinformatyczny,

- SEPI – samodzielna elektroniczna platforma informacyjna,

- e PUAP – Portal internetowy,

- CAS- Centralna Aplikacja Statystyczna,

- KDR- Krajowy Rejestr Długów,

- ERIF – Rejestr Dłużników,

- BIG – Biuro Informacji Gospodarczej,

- KBIG- Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,

- LEX – Wolters Kluwer,

• wykonywanie archiwizacji, zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych zawartych w pamięci komputerów:

• wykonywanie kopii awaryjnych, nadzór nad ich przechowywaniem oraz okresowym sprawdzianem pod kontem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu:

• bieżący nadzór nad sprawnością sprzętu komputerowego i szybkiego reagowania w sytuacjach jego awarii;

• usuwanie awarii sprzętu informatycznego, poprzez naprawę, gdy jest to możliwe, we własnym zakresie/ komputery, monitory ekranowe, zasilanie UPS, sprzęt sieciowy/ lub przekazywanie do kompetentnych serwisów zewnętrznych/ drukarki/ i inne/;

• doradztwo w zakresie wyboru nowego sprzętu komputerowego i oprogramowania;

• instalacja nowego sprzętu, oprogramowania, przemieszczanie zasobów dotychczas posiadanych;

• usuwanie zapisu danych z urządzeń komputerowych przeznaczonych do likwidacji;

• przeprowadzanie instruktaży i konsultacji w zakresie obsługi komputerów i oprogramowania zainstalowanego na stanowiskach pracy;

• prowadzenie inwentaryzacji (spisu) oprogramowania wykorzystywanego przez Zamawiającego;

• nadzór i kontrola okresów ważności licencji programów i systemów;

• doradztwo w zakresie modernizacji oprogramowani oraz wydawanie orzeczeń technicznych;

• komunikacja z producentami oprogramowani w celu obsługi zgłoszeń błędów i usuwania awarii systemowych;

• administrowanie serwerami, systemami i oprogramowaniami, sprzętem komputerowym, siecią informatyczną, stroną internetową Zamawiającego oraz dostępem do Internetu zgodnie z: ustawą o ochronie danych osobowych /tj. Dz. U. z 2019, poz. 1781 z późn.zm. oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 poz. 2247) a także ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 poz. 57), ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. 2022 r. poz. 2240), rozporządzeniem z dnia 27 października 2023 roku w sprawie systemów teleinformatycznych;

• wdrażanie zatwierdzonych do stosowania zaleceń dotyczących Polityki Bezpieczeństwa Informacji;

• pełnienie roli Administratora Systemów Informatycznych (ASI), w tym min. Realizacja i nadzór nad procedurami bezpieczeństwa dostępu do informacji oraz ochrony danych sensytywnych przed niepowołanym dostępem;

• bezpłatny dojazd do siedziby Zamawiającego, nie mniej niż 1 raz w kwartale a w sprawach pilnych i awariach niezwłoczny przejazd na wezwanie;

• Zamawiający dopuszcza wykonywanie usług zdalnie (telefonicznie lub drogą elektroniczną), jeżeli to wystarczy do usunięcia awarii lub wykonania usługi;

• inne zadania związane ze sprawami informatycznymi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przerośli.

Zamawiający informuje, że na terenie Ośrodka jest 10 stanowisk komputerowych opartych na systemie operacyjnym Windows 10.

Z przedmiotem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie zawarta umowa na świadczenie usług informatycznych oraz administrowanie siecią komputerową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przerośli.

2. Termin wykonania zamówienia:

Wymagany termin realizacji zamówienia – od 01.03.2024 r. do 31.12.2024 r.

3. Sposób uzyskania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia:

Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać osobiście w siedzibie zamawiającego – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Przerośli, ul. Rynek 2

Pracownikami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są:

Kierownik GOPS w Przerośli Pan Rafał Lejmel tel. 875559350 , lejmel.gops@przerosl.eu

4. Opis wymagań stawianych wykonawcy:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1. Posiadają minimum 3 lata doświadczenia w obsłudze jednostek organizacyjnych pomocy społecznej tj. ośrodków pomocy społecznej, w tym również w pełnieniu funkcji ASI

2. Posiadają znajomości obsługi i użytkowania programów funkcjonujących w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Przerośli;

3. Prowadzą działalność gospodarczą w zakresie przedmiotu zamówienia;

4. Posiadają uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

5. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny do wykonania niniejszego zamówienia;

6. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotowego zamówienia;

5. Zawartość oferty:

Oferta wykonawcy musi zawierać następujące dokumenty:

- ofertę wykonawcy tj. wypełniony i podpisany formularz ofertowy (załącznik nr 1 do niniejszego zapytania);

- aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub inny dokument uprawniający do prowadzenia działalności w zakresie podmiotu zamówienia (kopia poświadczona przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem);

- oświadczenie, że Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia;

- oświadczenie o posiadaniu wiedzy w obsłudze i użytkowaniu programów funkcjonujących w GOPS w Przerośli;

- oświadczenie o posiadaniu minimum 3 lat doświadczenia w obsłudze informatycznej jednostek organizacyjnych pomocy społecznej tj. ośrodków pomocy społecznej w tym w pełnieniu funkcji ASI, niezbędnego do wykonania zamówienia.

Oferta wraz z załącznikami powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.

6. Opis sposobu obliczenia ceny ofertowej:

- cenę ofertową należy przedstawić jako cenę: netto, podatek VAT, brutto,

- cena ofertowa podana przez Wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji.

7. Przy wyborze propozycji do realizacji zamawiający będzie się kierował kryterium:

- Najniższej ceny-Cena- 100%

Zamawiający wybierze propozycję ofertową o najniższej cenie i odpowiadającą wszystkim wymogom oferty. Cena podana w ofercie powinna być ceną stałą i ostateczną, obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia.

8. Forma, miejsce i termin złożenia oferty:

- ofertę należy sporządzić w języku polskim (czytelną i trwałą techniką) na załączonym druku ”Formularz ofertowy”,

- ofertę należy składać: osobiście w zaklejonej kopercie z dopiskiem „Oferta dotycząca świadczenia usług informatycznych oraz administrowania siecią komputerową GOPS w Przerośli w 2024 r.” w terminie do dnia 28 lutego 2024 roku do godz. 14⁰⁰ w siedzibie Zamawiającego: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w przerośli, ul. Rynek 2, 16-427 Przerośl, pok. Nr 7 lub wysłać pocztą elektroniczną na adres e-mail Zamawiającego: gops@przerosl.eu

- oferta otrzyma przez zmawiającego po ww. terminie zostanie zwrócona wykonawcy bez otwierania. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do siedziby zamawiającego.

- wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem upływu do jej składania.

9. Miejsce i termin otwarcia oferty cenowej:

Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 29 lutego 2024 roku o godz.15⁰⁰ w siedzibie zamawiającego. Zamawiający w toku badania i ceny ofert może wezwać wykonawcę który przedłożył najkorzystniejszą ofertę do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, wezwie do ich uzupełnienia.

10. Sytuacje dopuszczające unieważnienie postępowania:

Zamawiający unieważni prowadzone postępowanie o udziale zamówienia publicznego w następujących przypadkach:

1. Nie złożono żadnej ofert spełniającej wymagania udziału w postępowaniu, o którym mowa w ptk. 4;

2. Cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

3. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny na każdym etapie postępowania.

13. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty:

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierająca: nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano zostanie przekazana oferentom najpóźniej w terminie 7 dni od dnia składania ofert.

Kierownik GOPS w Przerośli

/-/ Lejmel Rafał